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Software gestionale ERP e TCO

Tabella dei Contenuti

Il TCO, o costo totale di proprietà, è un processo in cui tutti i fattori associati alla proprietà di un prodotto o al pagamento di un servizio vengono presi in considerazione prima che l’azienda effettui un acquisto.

Una valutazione completa del TCO è essenziale per fare una scelta software solida ed economicamente sostenibile.

I fattori legati al cambiamento organizzativo sono significativi, ma spesso vengono oscurati dai componenti tecnici o dai prezzi delle licenze software. Questo vale anche per gli ERP basati sul cloud, e a volte anche di più.

I sistemi gestionali ERP basati sul cloud, infatti, presentano nuove sfide nella valutazione degli sforzi di implementazione e delle spese correnti.

Per questo avere ben chiaro come valutare il TCO in modo oggettivo e definito è, oggi, un passaggio fondamentale per il successo aziendale.

Perchè è importante il TCO per un sistema ERP?

I sistemi ERP sono fondamentali per ottimizzare le operazioni e le risorse e l’efficacia della loro introduzioni in azienda è comunemente espressa come ritorno sull’investimento (ROI). Tuttavia, il ROI non ha senso o, peggio, può essere fuorviante se i costi dell’ERP vengono valutati male.

Abbiamo incontrato molti progetti di implementazione ERP che hanno sottovalutato le modifiche necessarie ai processi. Ciò ha comportato una iniziale stima errata della gestione del cambiamento aziendale, un superamento dei budget stanziati e un aumento imprevisto del costo totale di proprietà (TCO).

Spese iniziali trascurabili e facilità di implementazione possono essere fuorvianti, con conseguenti costi a sorpresa e fallimenti.

La valutazione dei componenti del costo totale di proprietà rappresenta un errore di gestione dell’implementazione ERP, che spesso diventa evidente a lavori iniziati.

Pertanto, richiedere supporto ai consulenti nel calcolo del TCO prima dell’inizio del progetto, può aiutare le aziende a evitare errori e sforzi mal stimati nell’implementazione e nella gestione del sistema gestionale.

TCO e ERP cloud: cosa cambia?

L’ultimo decennio ha segnato un notevole spostamento verso i sistemi basati sul cloud e negli ultimi due anni, il numero di implementazioni ERP basate su cloud SaaS è stato superiore a quello delle installazioni on-premise.

Il SaaS è interessante per la sua accessibilità e convenienza, mentre l’adozione del Cloud ERP è in aumento per la sua scalabilità, flessibilità e costi iniziali inferiori.

In questo senso il mercato ERP sta diventando sempre più diversificato e i fornitori offrono sempre più spesso implementazioni modulari e licenze semplificate, il che da un lato è interessante e vantaggioso per le PMI, dall’altro invece diventa più facile cadere nell’errore di valutazione dei costi totali di proprietà.

Cerchiamo quindi di fare chiarezza su quali componenti considerare nel TCO e quali escludere, restando comunque consapevoli che non può esistere una regola generale, ma il miglior modo per valutare questa dimensione rimane quello di richiedere supporto all’interpretazione dell’offerta da parte di chi ci sta proponendo l’implementazione del nuovo software.

Cosa comprende il TCO

Il costo totale di proprietà (TCO) di un ERP (ad esempio, Onda Vision) comprende varie spese sostenute durante l’intero ciclo di vita del sistema.

Questi costi variano a seconda di dimensioni legate a implementazione e gestione, come:

  • modello di implementazione (basato su cloud o on-premise)
  • dimensioni e complessità del sistema
  • funzionalità e moduli specifici utilizzati
  • livello di personalizzazione
  • integrazione con altre piattaforme

In breve, il TCO comprende le spese di implementazione iniziali (spesso proporzionali) e spese di manutenzione continua con il miglioramento delle funzionalità esistenti e l’introduzione di nuove.

Costi di implementazione

Entrare nel dettaglio dei costi di implementazione è complesso e va valutato, di volta in volta, con il proprio fornitore, ma possiamo dare una guida delle principali voci di costo da prendere in considerazione.

Acquisto asset

Principalmente legati a sistemi on-premise, si possono considerare come costi di acquisto asset le licenze software (ovvero il diritto di possedere e utilizzare il software ERP), gli hardware dei server, le postazioni di lavoro, l’eventuale potenziamento della rete per l’elaborazione dei dati, ecc.

Gestione dei rischi

Affrontare i rischi di interruzione del sistema, di violazione dei dati e di potenziali costi di recupero (non si applica alle implementazioni SaaS vere e proprie, ma potrebbe essere necessario per le implementazioni di cloud hosting o ibride). Costi da valutare su aspetti come ad esempio:

  • Implementazione di misure di sicurezza
  • Sistemi di backup
  • Piani di ripristino di emergenza
  • Costi assicurativi

Consulenza gestionale

L’integratore e/o i consulenti funzionali eseguono varie attività professionali di modifica tecnica e commerciale per garantire un’implementazione e una configurazione del sistema senza problemi, in grado di soddisfare i requisiti specifici dell’organizzazione (di solito si applica sia alle implementazioni in cloud che a quelle on-premise). Attività legate alla consulenza sono:

  • Installazione (per gli utenti on-premises)
  • Configurazione: setup dei parametri dell’ERP in base alle esigenze dell’azienda
  • Personalizzazione: adattamento delle funzionalità predefinite alle esigenze dell’organizzazione
  • Migrazione dei dati dai sistemi preesistenti o da altre fonti al nuovo ERP
  • Formazione funzionale degli utenti chiave o di tutti gli utenti in generale
  • Reingegnerizzazione dei processi aziendali e modifica delle routine aziendali esistenti
  • Integrazione del nuovo sistema con le applicazioni aziendali esistenti attraverso lo sviluppo di interfacce, mappatura dei dati e test
  • Test e QA generali

Project Management

L’attività di project management si traduce nella pianificazione professionale, direzione e controllo delle risorse (persone, tempo e denaro) per soddisfare la tempistica e l’ambito definiti del progetto di implementazione.

Rimozione dei sistemi legacy

La migrazione dai sistemi legacy prevede il passaggio (completo o parziale) dei vecchi sistemi verso una nuova infrastruttura software ( e hardware nel caso di soluzioni on-premise) che supporti adeguatamente l’azienda nella sua attività quotidiana di business.

Costi indiretti

I principali costi indiretti riguarda la riallocazione dei dipendenti sul progetto di implementazione ERP e la perdita di produttività durante l’adattamento al nuovo sistema. Ma ce ne sono anche altri, ad esempio:

  • Costi di formazione funzionale relativi al tempo dedicato dai dipendenti alle sessioni di formazione
  • Gli sforzi di gestione delle resistenze al cambiamento
  • Audit e reingegnerizzazione dei processi aziendali (non tutti)
  • Test e convalida della migrazione dei dati, dell’integrazione e delle personalizzazioni
  • Tempi di inattività e interruzioni
  • Inevitabile perdita di produttività e ricavi causata da tempi di inattività o interruzioni
  • Governance del progetto: sforzi di gestione per coordinare, monitorare e governare le risorse e le attività del progetto

Costi di manutenzione

Oltre ai costi iniziali di implementazione, ogni progetto ERP porta con sè dei costi di mantenimento e miglioramento nel corso del tempo, che devono essere considerati già dal primo momento per valutare correttamente tutto il progetto e non avere imprevisti nel corso degli anni.

Abbiamo analizzato il dettaglio di questi costi, nella seconda parte di questo articolo che puoi leggere cliccando qui.

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