Sole poche persone all’interno delle aziende comprendono quanto sia difficile un’implementazione ERP e come alcuni elementi chiave possano davvero fare la differenza tra successo e fallimento.
Il fallimento dell’implementazione di un ERP è un disastro per qualunque azienda, piccola o grande che sia, perché fa perdere tempo e denaro per implementare un sistema che poi non funziona.
Esistono per, alcuni errori comuni che, se evitati, possono migliorare notevolmente le probabilità di successo. Analizziamo di seguito quelli che hanno riscontrato più spesso i nostri specialisti nella loro esperienza come consulenti d’azienda.
Le cause del fallimento ERP includono:
- Esigenze non definite in modo corretto
- Dirigenza aziendale non impegnata nell’implementazione
- Risorse del team insufficienti
- Mancanza di responsabilità nel prendere decisioni tempestive e di alta qualità
- Mancanza di investimenti nella gestione del cambiamento
- Formazione/supporto insufficiente
- Finanziamenti insufficienti
- Pulizia dei dati insufficiente
- Insistenza nel far sembrare l’ERP un’eredità
- Mancanza di test
1. Esigenze non definite in modo accurato
La corretta individuazione delle esigenze di progetto è la componente più importante di un’implementazione ERP di successo. Per definirle in modo accurato è necessario incontrare manager e dipendenti di ogni area funzionale andando alla ricerca di tutti i pain point che, allo stato attuale, penalizzano l’attività aziendale per capire come possono essere risolte grazie all’introduzione di un nuovo ERP.
Individuare i propri pain point non è l’unica cosa che conta, serve anche stilare una lista accurata dei requisiti di sistema da tenere a portata di mano prima di iniziare a il processo di selezione di un nuovo sistema ERP.
Sii minuzioso con le domande; i fornitori di ERP tendono ad essere eccessivamente ottimisti sul loro prodotto e sulle sue potenzialità di risoluzione dei tuoi problemi. Se un potenziale ERP non può soddisfare tutte le tue esigenze, continua a cercare, fino a che non trovi il sistema, e soprattutto il fornitore, che soddisfa le tue esigenze.
2. La dirigenza aziendale non è impegnata nell’implementazione
Senza un diretto coinvolgimento degli organi direttivi aziendali nel processo di implementazione ERP, nessun altro in azienda potrà dirsi formalmente coinvolto. Meglio rinviare il progetto piuttosto che scommettere che la direzione, prima o poi, si sentirà coinvolta.
L’implementazione ERP, infatti, è un’attività che coinvolge tutta l’azienda. Non può essere confinata a determinate figure e/o reparti e i responsabili di ogni area aziendale devono impegnarsi a utilizzare ogni risorsa necessaria per garantire il buon fine del progetto.
Questo spiega perché il coinvolgimento diretto della direzione aziendale è così importante. In primis perché la direzione aziendale ha il potere di allocare risorse finanziare sul progetto e, di conseguenza, il potere di redistribuirle quando le condizioni in azienda cambiano. Non nascondiamoci, il budget è una risorsa fondamentale senza la quale il progetto ERP finisce inevitabilmente in stallo.
Oltre a questo, anche le persone sono una risorsa fondamentale. Sono necessarie persone di valore per lavorare all’implementazione dell’ERP, senza impattare troppo sulle loro abituali mansioni, che devono comunque continuare ad essere svolte. Ecco, quindi, che solo la direzione ha il potere di rimpiazzare questi ruoli prevedendo, ad esempio, sostituzioni temporanee o il formale riconoscimento che alcune attività potranno non essere completate nei tempi o nei modi inizialmente stabilititi.
3. Risorse del team insufficienti
Si tratta di numerosità e competenze. Il numero di persone coinvolte è sicuramente importante ma lo è ancora di più la composizione qualitativa del team ERP in termini di talento ed esperienza. L’implementazione ERP è destinata a fallire se l’azienda non riesce a dedicare le competenze adatte per il successo del progetto.
Quindi come fare a superare eventuali gap di competenze? Le possibili soluzioni sono principalmente due:
- assumere nuove persone, per esempio, a progetto
- dedicare al progetto più tempo di persone già assunte dall’azienda.
Scegliendo di utilizzare persone già in organico (scelta preferibile), i loro “lavori giornalieri” devono essere accantonati o ridimensionati e l’implementazione ERP deve diventare la loro attività principale.
In alternativa, si può scegliere di cercare un aiuto esterno su attività molto specifiche come la programmazione per la conversione dei dati.
Infine, una risorsa da non trascurare è un team manager che coordinerà tutti gli sforzi e riferirà alla direzione esecutiva e/o a un team direttivo sullo stato di avanzamento del progetto.
4. Mancanza di responsabilità per prendere decisioni tempestive e di alta qualità
Anche se può sembrare controintuitivo, partiamo dal presupposto che, in questi progetto, spesso le decisioni migliori sono quelle prese dal basso, da persone del team di progetto. Perché? Perché queste sono già utenti del sistema informativo e hanno una grande familiarità con i processi aziendali e con le modifiche potenzialmente necessarie.
Per questo è fondamentale stabilire in anticipo chi, all’interno del team, è responsabile, di cosa e a quale livello decisionale.
Solo così è possibile decentralizzare il processo decisionale ed evitare che l’attesa di un feedback dalla direzione esecutiva infici il buon esito del processo di implementazione.
5. Mancanza di investimenti nella gestione del cambiamento
Il cambiamento è un fattore psicologico. Alcune persone lo accettano perché sono in grado di vedere quali benefici può portare all’azienda e a loro stessi. Altri non possono immaginare processi aziendali diversi e migliori di quelli che oggi gli sono familiari.
Per questo investire nella gestione del cambiamento è fondamentale perché le persone istintivamente combattono il cambiamento. In generale, la cosa migliore da fare è comunicare, comunicare e comunicare per preparare le persone ai cambiamenti che verranno.
In questi casi, una buona comunicazione interna aiuta a focalizzare l’attenzione sui motivi che hanno spinto l’azienda a scegliere di implementare un nuovo ERP e sui miglioramenti che questo potrà portare all’operatività quotidiana.
6. Formazione/supporto insufficienti
Un’implementazione ERP richiede utenti esperti. Esiste infatti una relazione diretta tra la mancanza di formazione e l’apertura di richieste di supporto. Più gli utenti non sono adeguatamente formati (in anticipo), più richiederanno supporto al team di progetto, sottraendo allo stesso preziose risorse in termini di tempo.
Ma, man mano che le risorse di supporto disponibili diminuiranno, con esse diminuirà anche la capacità di risolvere i problemi durante il go-live. Il risultato? Il progetto di implementazione ERP imploderà.
7. Finanziamenti insufficienti
Le implementazioni ERP sono costose. Tuttavia, il fallimento di un progetto ERP potrebbe far sembrare spiccioli gli investimenti per la sua implementazione.
Un buon modo per sapere cosa aspettarsi è di partire dalla più accurata stima dei costi che riesce a farci il fornitore e, in seguito, si aggiusta questa stima di un 25%. Da quello che risulta si tira fuori un budget previsionale dell’investimento necessario.
Ma non è tutto. L’investimento iniziale nel nuovo ERP è solo il punto di partenza. Man mano che l’implementazione procede, potrai avere ulteriori costi per le consulenze, lo sviluppo e l’integrazione di nuove funzionalità, l’assistenza per malfunzionamenti o la formazione di nuovi dipendenti.
Oltre a questo, ci saranno costi per migliorare l’hardware, le reti e altre infrastrutture che garantiscono che al nuovo ERP di funzionare secondo necessità.
Tutti investimenti normali per ogni sistema aziendale determinante.
Vero è che se la scelta e l’implementazione dell’ERP sono vincenti, avrai nel tempo dei risparmi di risorse, ma gran parte del costo dovrai sostenerlo prima di aver ottenuti questi risparmi e, se non saranno adeguatamente finanziati, questi costi faranno fallire l’implementazione dell’ERP.
8. Pulizia dei dati insufficiente
La pulizia e la preparazione dei dati è un enorme problema e richiede pazienza e precisione. Il problema è che il formato e le scelte corrette per i dati non possono essere fatte senza comprendere come funziona il nuovo sistema e il sistema non funzionerà senza dati correttamente formattati. Queste fasi di preparazione dei dati devono quindi avvenire in tandem tra il team interno e la società di consulenza del nuovo ERP perché, in caso contrario, si rischia di far partire male il progetto.
Ecco un buon metodo di procedere alla preparazione dei dati:
- inizia separando i dati in due classi, dati statici e dinamici. I dati statici sono dati che devono essere inseriti una sola volta (per esempio gli indirizzi dei fornitori). I dati dinamici sono dati che cambiano e si ampliano con frequenza, come le transazioni.
- trova tutti i dati statici necessari a popolare il tuo nuovo ERP, i dati risiederanno in tabelle composte da campi dati. Alcuni di questi campi saranno obbligatori, ma altri saranno facoltativi a seconda delle esigenze specifiche della tua azienda.
- Infine, mappa i campi che utilizzerai sui tuoi sistemi e determina come copiare i dati da diverse fonti, in utilizzo oggi, nei record nel tuo nuovo ERP.
Il trasferimento di dati dinamici funziona in modo simile, ma con una differenza significativa.
Procedi quindi come segue:
- decidi ora cosa deve passare al nuovo sistema. La maggior parte delle volte sono necessari solo i record più recenti. Non vi è alcun vantaggio nel caricare il nuovo ERP con dati che non forniscono alcun valore.
- Mantieni attivi i tuoi sistemi in uso “in sola lettura” se è necessario esaminare i dati storici in futuro.
- esamina attentamente tutti i dati prima di caricarli nel nuovo ERP. Ci sono sempre errori di ortografia e altri problemi con cui hai convissuto che ora possono essere ripuliti.
9. Insistenza nell’adattare il nuovo ERP ai vecchi sistemi in uso
Le abitudini dei tuoi dipendenti sono una corazza difficile da scalfire e potrebbero generarsi delle insistenze nel voler adattare il vecchio al nuovo. Questo perché i tuoi dipendenti si sentono a proprio agio con il layout dei tuoi sistemi in uso.
Inoltre, l’eccessiva personalizzazione dell’ERP aumenta costi e rischi, rende più difficili aggiornamenti e test e riduce la funzionalità ERP.
Mentre gli sviluppatori del tuo nuovo ERP si impegnano ad adottare le migliori pratiche di sviluppo, i tuoi dipendenti saranno in grado di adattarsi facilmente al nuovo sistema. Soprattutto se, questo passaggio, è accompagnato da una buona comunicazione interna (vedi punto 5).
L’obiettivo primario è soddisfare i requisiti individuati nella parte inziale del progetto e non correre dietro alla mancanza di adattamento. Anche perché le personalizzazioni costano denaro e sono da sfruttare solo quando non esiste un’altra soluzione. Inoltre, la maggior parte dei sistemi ERP include strumenti di configurazione semplici che riducono al minimo gran parte della necessità di personalizzazione.
10. Mancanza di test
Senza test seri e ripetuti, durante il go-live del nuovo ERP andrai incontro ad un ingente volume di problemi che renderà “indigesta” la tua implementazione.
Questi test devono essere condotti partendo da un singolo test di ogni processo critico, procedendo attraverso test di volume e una simulazione di go-live per la sincronizzazione dei vecchi sistemi con il nuovo.
I test riveleranno problemi di migrazione dei dati. Un test può fallire, ad esempio, solo a causa di alcuni dati che sono in un formato errato. La migrazione dei dati fa parte dei test; man mano che si risolvono i problemi rilevati durante i test, si esegue la migrazione dei dati su diverse iterazioni e quindi si procede poi al ripristino per ulteriori test.
Una buona regola è quella documentare il flusso delle migrazioni per trovare un modus operandi che riduca al minimo i tempi e carichi tutti i dati necessari. In questo modo si può arrivare al go-live pronti per una migrazione dei dati più rapida ed efficace e in grado riportare rapidamente l’azienda all’operatività.
Ci sono, ovviamente altre insidie che possono far fallire la tua implementazione ERP ma se riesci a fare un buon lavoro su questi dieci punti, le tue probabilità di successo migliorano notevolmente.
