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I costi di mantenimento di un software ERP

Tabella dei Contenuti

Come abbiamo visto, valutare il TCO in modo corretto e definito è un passo fondamentale per il successo di un progetto gestionale ERP.

Nella prima parte di questo approfondimento abbiamo affrontato i costi di implementazione di un progetto, come ad esempio il project management o la migrazione dai sistemi legacy.

Una volta completata la fase di introduzione in azienda del nuovo software, il sistema avrà necessità di essere mantenuto efficiente e migliorato, nel tempo, per stare al passo delle esigenze dell’azienda o crescere insieme ad essa.

Per questo, aver ben presente quali costi di mantenimento e miglioramento aspettarsi è importante. I costi di mantenimento e miglioramento includono (per il Cloud e per l’on-premise):

Supporto speciale

Possiamo considerare il “supporto speciale” come tutto ciò che va oltre i normali accordi di supporto forniti subito dopo l’entrata in funzione del nuovo sistema.

Tra questi, la garanzia di una risposta rapida del fornitore ai problemi e la disponibilità di consulenti aggiuntivi per fornire assistenza immediata nell’utilizzo del nuovo sistema.

I costi di Supporto Speciale sono talvolta inclusi nella fase di implementazione.

Assistenza standard

Per le licenze in abbonamento, che sono diverse dall’acquisto di licenze di proprietà, si tratta del diritto di utilizzare il software. Spesso è abbinato a un contratto di assistenza e a un abbonamento di assistenza appropriato.

L’abbonamento all’assistenza consente al fornitore di garantire i tempi di inattività, la riduzione delle prestazioni e i rischi per la sicurezza.

Esistono differenze e ulteriori complessità in quest’area per le implementazioni SaaS, soprattutto per quanto riguarda la “tenancy”, che non approfondiamo in questa sede.

Formazione

Opportunità e necessità di formazione e sviluppo continui per garantire che i dipendenti siano in grado di utilizzare il sistema al massimo delle sue potenzialità.

Questo aspetto, probabilmente, non dovrebbe essere incluso nel calcolo del TCO, ma rientra meglio nel budget complessivo per l’orientamento, la formazione e lo sviluppo dei dipendenti.

Costi dell’energia

Al giorno d’oggi, l’impronta di carbonio (carbon footprint) può essere un parametro importante da valutare, che comporta un prezzo da attribuire al funzionamento del sistema (soprattutto per i sistemi on-premise).

Aggiornamenti del software ERP

Ogni software ha necessità di aggiornamenti e ampliamenti nelle funzionalità, come ad esempio:

  • personalizzazioni dei moduli esistenti
  • miglioramenti dell’usabilità
  • introduzione di nuovi moduli
  • aggiornamenti di funzionalità

Altri costi periodici

In questo caso non prenderla come una regola generale, ma ogni progetto ha le sue voci sotto la categoria degli altri costi periodici.

Ad esempio, abbonamenti di manutenzione/supporto hardware e software per i componenti che supportano l’ERP (principalmente per le soluzioni on-premises).

Progetti ERP e costi: come valutare questa relazione

I sistemi ERP sono sempre stati considerati investimenti a lungo termine, con una durata di 10-20 anni. Tuttavia, la rapidità dei progressi tecnologici e l’evoluzione del panorama aziendale fanno sì che la durata dei sistemi ERP si riduca. Pertanto, sembra improbabile che un sistema implementato ora possa durare 15 anni solo con aggiornamenti e miglioramenti.

Il ciclo di vita più breve rende più difficile giustificare l’investimento nell’ERP, soprattutto per la fase iniziale di implementazione e per le installazioni on-premise, dove l’acquisto delle risorse iniziali richiede molto denaro.

Ricerche di settore, sondaggi e dati dei fornitori indicano che i costi di implementazione stimati associati alla gestione e all’utilizzo di un sistema ERP on-premises vanno dal 20% al 50% del suo TCO.

Si tratta di una cifra elevata da digerire quando è una pratica aziendale relativamente comune richiedere il recupero completo dei costi di implementazione del progetto entro 2-3 anni dall’implementazione.

D’altra parte, potrebbe esserci una preferenza per il “buy out and own” (acquistare e possedere) piuttosto che avere a che fare con grandi canoni di abbonamento ricorrenti e sempre crescenti, come nel caso del SaaS.

La gestione del progetto e i costi indiretti della reingegnerizzazione dei processi, della governance e della gestione del cambiamento sono spesso sottovalutati e fanno fallire le implementazioni. Questa visione miope esagera in proporzione l’investimento iniziale per le implementazioni on-premise. D’altra parte, i costi di gestione non si esauriscono con gli abbonamenti di manutenzione e supporto.

La decisione di implementare un ERP dipende dalle preferenze e dalle prassi dell’azienda in materia di investimenti, l’ammortamento degli asset e la gestione dei flussi di cassa.

Una chiara comprensione e presentazione della stima del TCO dell’ERP può aiutare a prendere le decisioni aziendali correlate.

Un IT Manager, che guida il nuovo progetto ERP in qualsiasi fase, deve conoscere bene le regole aziendali e le preferenze finanziarie per gestire i costi ERP di conseguenza.

Un buon System Integrator, alla ricerca di relazioni professionali a lungo termine, controlla e consiglia l’esecuzione del progetto ERP in base a un approccio o a un quadro di riferimento consolidato, che, tra l’altro, evidenzia eventuali carenze nella definizione dei componenti del TCO.

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