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Integrazioni ERP: cosa devi sapere

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L’integrazione è un concetto importante per qualsiasi software ERP.  Ogni azienda possiede sistemi che funzionano bene e che vuole continuare a usare e l’ERP, che è il centro nevralgico di tutti i processi aziendali, deve comunicare con questi altri sistemi.

Integrazione è la parola che usiamo per descrivere questa comunicazione. Purtroppo, molte aziende si spaventano quando sentono parlare di integrazione tra sistemi perché pensano subito ai costi o alla difficoltà nello sviluppo.

Se stai leggendo questo articolo è perché, probabilmente, stai valutando un’integrazione del tuo software ERP e vuoi capire di più sull’argomento, per questo abbiamo pensato di condividere alcuni concetti fondamentali da conoscere per migliorare il processo decisionale sul tema integrazione.

Integrazioni ERP e il telefono senza fili

La parola integrazione deriva dal latino “integrare” o fare un tutt’uno.  Più recentemente definiamo l’integrazione come il mettere insieme parti e combinarle in modo che comunichino tra di loro

Comunicare è un verbo che significa sia inviare un messaggio su un argomento, sia ricevere lo stesso messaggio con il significato espresso intatto.  Tutti abbiamo giocato al telefono senza fili scoprendo che quando l’ultimo della fila ripete il messaggio che ha sentito, raramente è uguale al messaggio originale, o meglio il messaggio finale ricevuto può essere simile, ma anche molto diverso.

Se questo possiamo tollerarlo in un gioco come il telefono senza fili, lo stesso effetto non si può accettare quando riguarda le comunicazioni aziendali: in ambito business non possiamo permetterci alcuna perdita o “modifica involontaria” di informazioni.

Oggi le aziende hanno molti sistemi diversi che operano contemporaneamente.

Ad esempio si accettano ordini e pagamenti con l’eCommerce per poi gestirli ed evaderli con l’ERP. Se il volume degli ordini è molto basso, portare il rapporto sugli ordini ricevuti dall’eCommerce al gestionale si può fare manualmente. Ma se il volume fosse alto?

La gestione manuale sarebbe troppo onerosa e si renderebbe necessaria un’integrazione tra i sistemi in modo tale che si possano evadere automaticamente gli ordini dei clienti con i nostri sistemi interni all’ERP.

Esistono diverse tipologie di integrazioni ERP, ognuna con caratteristiche differenti. Quali sono? In quali contesti si utilizzano? Quali sono i pro e i contro di ognuna? Nei prossimi paragrafi abbiamo messo nero su bianco una guida rapida alle integrazioni.

Integrazione point-to-point

In letteratura l’integrazione “punto a punto” è il modello più semplice.  Quello in cui un singolo messaggio inviato da un sistema viene utilizzato come singolo messaggio ricevuto e letto in un altro sistema.

L’esempio di integrazione tra eCommerce e ERP può essere soddisfatta con questo metodo oppure no?

Cerchiamo di capirlo insieme: prima di poter creare un ordine di vendita in ERP, dobbiamo avere un record cliente valido.  L’ordine proveniente dal sistema e-commerce può essere per un nuovo cliente. Una volta creato un nuovo record cliente e quindi un nuovo ordine di vendita nell’ERP, ci imbattiamo in un altro potenziale problema.  Il prodotto elencato e venduto era un modello XYZ, ma lo stesso prodotto era già stato definito nell’ERP come modello 123 (venduto per anni in modi tradizionali prima di iniziare a utilizzare il sistema eCommerce). 

Per cui, per mantenere questa integrazione semplice, si potrebbe creare una tabella a due colonne da usare per abbinare i prodotti del sistema di eCommerce allo stesso prodotto in ERP.

La gestione dell’integrazione si potrebbe complicare, però, su tanti altri aspetti, come ad esempio nel caso in cui la data di spedizione richiesta dal cliente non possa essere rispettata. L’ERP elaborerebbe una nuova data di spedizione, ma come si dovrebbe ritrasmettere l’informazione al sistema di eCommerce in modo da informare il cliente?

L’integrazione “punto a punto” implica la comunicazione da un singolo punto di trasmissione a un singolo punto di ricezione

Come visto nell’esempio, è possibile che via siano più punti di ricezione all’interno dell’ERP e, poiché dobbiamo trasmettere dall’ERP all’e-commerce, necessitiamo di ulteriori canali di trasmissione. 

Esiste una formula matematica per calcolare il numero di canali che dobbiamo sviluppare per gestire le integrazioni, ma possiamo facilmente vedere che le integrazioni veramente semplici sono poche.

Integrazioni custom

Molte aziende che desiderano integrare il nuovo software ERP agli altri sistemi attivi in azienda devono passare da integrazioni custom o personalizzate

La maggior parte dei sistemi ERP include una libreria di connessioni predefinite che consentono di collegarsi all’ERP stesso mantenendo intatte tutte le regole, siano esse di convalida o di altro tipo. 

Un insieme di programmi personalizzati può realizzare l’intera serie di integrazioni che collegano il nostro eCommerce all’ERP.  Si può fare in modo che venga creato un nuovo record cliente, si può ottenere e registrare il nuovo ordine di vendita e utilizzare una matrice per passare da una versione dell’identificazione del prodotto (XYZ) alla versione utilizzata nell’ERP (123).

Con le integrazioni custom ci sono pochi limiti, ma portano con sé altri aspetti da dover gestire, di cui parleremo in un altro approfondimento.

Con l’integrazione personalizzata è possibile collegarsi all’ERP e all’eCommerce per aggiornare la data di spedizione dall’ERP e comunicare al cliente, in modo automatizzato, la variazione nella consegna del suo ordine.

Integrazioni EDI

L’interscambio elettronico di dati è un altro tipo di integrazione.  Alcune delle prime aziende ad utilizzare l’EDI sono state le case automobilistiche che volevano che i fornitori consegnassero i componenti in un punto specifico della catena di montaggio nel momento preciso in cui il componente sarebbe stato richiesto. 

Quasi tutti i tipi di documenti aziendali sono inclusi nell’insieme EDI (come ad esempio gli ordini di acquisto e le modifiche a tali ordini), in modo che le aziende possano comunicare elettronicamente con velocità e precisione, senza che l’intervento umano rallenti i processi. 

Un ordine di acquisto da un’azienda cliente viene tradotto quasi istantaneamente in un ordine di vendita nel sistema ERP dell’azienda fornitrice. Il sistema può quindi inviare un ASN (advance shipping notice) all’ERP del cliente per informarlo che l’ordine è in arrivo.

L’EDI è ben collaudato e può essere utilizzato all’interno di un’azienda anche come collegamento di integrazione tra sistemi.  Il sistema di invio fa partire un messaggio EDI verso il sistema di ricezione, che lo riceve e lo elabora con precisione. 

Attenzione, non stiamo dicendo che l’EDI sia la tecnologia più recente, ma può essere utile in presenza di determinate esigenze dell’azienda.

Integrazione API

La maggior parte dei sistemi odierni, compresi gli ERP, include una libreria di API (application program interfaces).  Si tratta di regole chiaramente definite che spiegano come comunicare con il sistema.

Le API includono strutture di dati, specifiche per le routine e altri componenti necessari per comunicare con esso.

I programmatori possono abbinare l’API del sistema ERP con l’API dell’altro sistema che si desidera integrare con l’ERP e le comunicazioni desiderate vengono rese possibili e ottimizzate.

In pratica è come se avessimo un’integrazione personalizzata, ma con il vantaggio che ora lo sviluppo e l’espansione di tale integrazione risulta molto più semplice e si ha la certezza di seguire regole incluse e definite in entrambi i sistemi.

Integrazione ESB

L’ESB o (enterprise service bus) è una categoria di software relativamente nuova.  Un’azienda può utilizzare un ESB insieme all’ERP e ad altri software di cui ha bisogno. 

L’ESB funziona come mezzo di comunicazione, in pratica “ascolta” i messaggi inviati da uno dei sistemi e “traduce” il messaggio nel linguaggio richiesto dal sistema ricevente, in modo che quest’ultimo possa “ascoltare” il messaggio e comprenderne il significato. 

L’ESB può gestire la trasformazione dei dati, il controllo degli errori e delle eccezioni, l’accodamento e il sequenziamento, e far rispettare la qualità della messaggistica tra i sistemi

Con un ESB impostiamo le configurazioni piuttosto che codificare le integrazioni, per cui se da un lato può esserci un vantaggio tangibile, dall’altro sono sistemi piuttosto complessi e richiedono un alto grado di manutenzione per mantenere le configurazioni ad un livello ottimale.

Attualmente, la maggior parte dei software ESB è abbastanza costosa e viene utilizzata principalmente da grandi aziende con un elevato volume di comunicazioni da integrare.

Conclusioni: integrazioni ERP e analisi

I sistemi ERP, oggi, sono come coltellini svizzeri: con molti strumenti preziosi da utilizzare a seconda delle necessità dell’azienda, ma si utilizzano anche insieme ad altri sistemi.

Alcuni di questi sono sistemi legacy, altri sono i migliori della categoria specifica (ad esempio il miglior CMS per eCommerce) o che funzionano abbastanza bene da non richiedere il passaggio a un altro sistema.

Ci sono funzionalità ed esigenze che possono essere soddisfatte direttamente con l’ERP, mentre per tutte le altre vi è la necessità di ricorrere ad una integrazione.

L’obiettivo è di avere un sistema “completo” che soddisfi tutte le esigenze dell’azienda e per questo è necessario ricorrere alle integrazioni.

L’integrazione non è un processo semplice e anche i requisiti apparentemente più semplici possono diventare complessi.  Gli strumenti disponibili per l’integrazione stanno migliorando continuamente e gli sviluppatori di ERP e degli altri sistemi hanno migliorato l’uso delle API per facilitarne l’integrazione.

Oggi tutti i software possono utilizzare servizi Web, XML e JSON che gli sviluppatori possono sfruttare per rendere l’integrazione più facile da sviluppare e più robusta da utilizzare.

Quello che fa la differenza è l’analisi, la comprensione e la definizione delle esigenze in modo tale da studiare il modo migliore (e più lungimirante) di costruire l’integrazione.

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