I progetti ERP dovrebbero fallire raramente. Questo perchè sul mercato ci sono sufficienti esperienze e competenze (talvolta anche gratuite, ne è un esempio questo blog) per garantire il buon esito di qualsiasi progetto ERP.
E invece, se consideriamo fallimentari tutte le implementazioni in cui il cliente ha qualche motivo per definirsi deluso, allora arriviamo a oltre il 60% dei progetti.
Quali sono le cause che vengono citate più frequentemente dai clienti?
- consulenti poco competenti
- incapacità di gestione del cambiamento
Le risposte sarebbero leggermente differenti se si guardasse lo scenario dal punto di vista del consulente, ma non siamo qui a fare la “caccia alle streghe”.
Quello che ci interessa è analizzare, nel modo più oggettivo possibile, quali sono tutti i possibili fattori chiave per migliorare i tassi di successo di una implementazione ERP.
E in questo non si possono tralasciare le aspettative e come vengono definite dall’azienda e dall’azienda in collaborazione con la società di consulenza.
Nuovo ERP e aspettative troppo alte
Per risolvere questo approccio errato ai progetti ERP è importante capire perchè succede che si arrivino a creare queste aspettative troppo alte.
I casi di successo
La genesi del problema, spesso, si trova nei decisori o in coloro che influenzano le decisioni aziendali e che sostengono il progetto di nuovo sistema ERP. Queste persone infatti vogliono che il progetto ottenga il via libera perché credono sinceramente che farà davvero la differenza, ma questo può indurli a “vendere in maniera eccessivamente positiva” sia l’ERP che i vantaggi che potrebbe portare.
Nel creare questa carica positiva, gioca la sua parte anche il fornitore che nel presentarsi descrive i casi di successo, riportando quindi di miglioramenti significativi e risultati eccellenti, quando la maggior parte dei progetti (come è normale che sia) ha dati ed evidenze nella media.
Per questo, il responsabile di progetto che ha firmato l’incarico si aspetterà risultati sopra la media e non magari soltanto una riduzione del 10% dei tempi di consegna.
ERP o no?
Un altro motivo per cui si rischiano di creare aspettative troppo alte è che, talvolta, vengono venduti sistemi come ERP, quando ERP non lo sono.
Esistono molti ottimi sistemi per tenere la contabilità e gestire qualche altro piccolo processo, ma non hanno le funzionalità e le potenzialità di un ERP che ti porta a migliorare la gestione delle informazioni.
Per fare un esempio, un software che ti consente di gestire la contabilità, ma non ha al suo interno strumenti per raggiungere la riduzione del livello di inventario (e non solo essere in grado di sapere se il livello di inventario aumenta o diminuisce) o il miglioramento delle prestazioni di consegna, non è un ERP.
ERP e aspettative troppo basse
Come fa un’azienda che parte con aspettative basse ad essere delusa da un progetto ERP?
Può sembrare strana come situazione eppure ci siamo imbattuti anche in questo.
Ciò che accade è che alcune aziende sono convinte che una piccola serie di miglioramenti avrà un impatto sproporzionato sulle performance aziendali.
Accade solitamente a chi si approccia a sistemi ERP partendo da una situazione di lavorazione manuale attraverso fogli Excel o sistemi contabili basilari.
E così, quando si muovono verso l’ERP desiderano avere ciò che già hanno, ma più veloce, più facile e più efficiente.
In questo modo, però, si approcciano al progetto pensando che migliorare questi aspetti parziali della gestione aziendale possa avere un impatto su tutto il resto, quando invece non è così perchè è sempre importante avere una visione di insieme del progetto.
Come definire aspettative realistiche
Un ottimo modo per definire aspettative realistiche per un progetto ERP è quello di fare benchmarking raccogliendo dati ed informazioni da altre aziende. In questi casi la strada migliore è quella della condivisione con altri decisori che, magari in passato, hanno affrontato un progetto ERP in azienda.
Per ottenere un confronto “produttivo” è importante prepararsi domande aperte e che non si limitino a risposte “Sì / No”, domande come:
- Quali problemi aziendali hai incontrato durante l’implementazione l’ERP?
- Cosa faresti diversamente se tornassi indietro?
- Cosa NON faresti se tornassi indietro?
L’obiettivo è quello di scoprire cosa ha imparato dal processo di implementazione che ha affrontato e quali errori ha capito di aver commesso. E’ molto meglio confrontarsi sugli errori che non sui risultati che ha ottenuto.
Anche perchè non tutte le aziende hanno dei KPI (indicatori di performance) da confrontare rispetto a prima dell’implementazione dell’ERP o comunque i risultati e i miglioramenti portati dal nuovo sistema possono richiedere tempi lunghi per essere effettivamente raggiunti.