CAMBIARE GESTIONALE

Cambiare Gestionale: guida per un passaggio senza intoppi

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Il software gestionale svolge un ruolo fondamentale nell’efficienza operativa di un’azienda. Avere chiaro il concetto di “gestionale” è il primo passo per comprendere l’importanza di questo software. Un gestionale, o sistema di gestione aziendale (ERP), è un insieme integrato di applicazioni software che automatizza e supporta vari processi aziendali, dalla contabilità alla gestione delle risorse umane, dalla catena di approvvigionamento alla produzione.

In poche parole, è il cervello digitale che coordina tutte le attività dell’azienda.

Cambiare gestionale: come capire quando è il momento

Il cambiamento del software gestionale rappresenta una decisione strategica che va presa con attenzione. Riconoscere il momento opportuno per farlo è fondamentale per evitare inefficienze, garantire la competitività e migliorare la capacità dell’azienda di adattarsi alle mutevoli dinamiche di mercato. Per questo, analizzare quando è il momento di cambiare il gestionale richiede un’esplorazione attenta di segnali chiave che possono indicare l’opportunità di un aggiornamento. Di seguito, esamineremo questi segnali con esempi concreti:

Crescita dell’azienda

L’aumento delle dimensioni e della complessità delle operazioni aziendali può superare le capacità del gestionale in uso. Se l’attuale sistema mostra segni di rallentamento o inefficienza a causa della crescita, potrebbe essere il momento di esplorare soluzioni più scalabili.

Segnali di cambio immediato: il sistema attuale mostra rallentamenti o inefficienze dovute alla crescita aziendale. Ad esempio, un’azienda che, nel corso degli ultimi due anni, ha raddoppiato il numero di clienti e notato un aumento significativo degli ordini, riscontra difficoltà a processare le richieste in modo tempestivo a causa delle limitazioni del gestionale attuale.

Segnale di attesa e monitoraggio: se la crescita aziendale è prevista, ma il gestionale attuale può gestirla senza compromettere l’efficienza, potrebbe essere sensato attendere e monitorare la situazione.

Obsolescenza tecnologica

L’avanzamento tecnologico è rapido, e un software gestionale obsoleto può diventare un freno alla competitività. Se il sistema attuale manca di funzionalità avanzate, di sicurezza o di flessibilità necessarie per affrontare le sfide moderne, è il momento di considerare un aggiornamento.

Segnale di cambio immediato: il software attuale manca di funzionalità avanzate, sicurezza o flessibilità necessarie per rimanere competitivo. Ad esempio, un gestionale che non supporta l’integrazione con tecnologie emergenti come l’intelligenza artificiale potrebbe risultare obsoleto rispetto alle esigenze aziendali moderne e diminuire la competitività aziendale.

Segnale di Attesa e Monitoraggio: il sistema è ancora in grado di supportare le esigenze aziendali attuali, ma è consigliabile monitorare le tendenze tecnologiche per garantire la competitività futura.

Esigenze evolute

Le esigenze aziendali possono evolversi nel tempo. Un gestionale che in passato soddisfaceva appieno le necessità potrebbe ora risultare limitato. L’esplorazione di nuove funzionalità e l’adattamento alle esigenze emergenti sono segnali importanti per un cambio di software.

Segnale di Cambio Immediato: le esigenze aziendali stanno evolvendo, e il gestionale attuale non può adeguarsi nel modo corretto. Ad esempio, un’azienda che amplia la propria presenza internazionale potrebbe richiedere funzionalità di gestione multi-valuta e multilingue non supportate dal software attuale.

Segnale di Attesa e Monitoraggio: il sistema attuale è sufficientemente flessibile per adattarsi alle nuove esigenze aziendali previste, potrebbe essere ragionevole aspettare, ma con attenzione.

Difficoltà nell’integrazione

Se il gestionale attuale presenta difficoltà nell’integrarsi con altri strumenti aziendali o nel fornire una visione unificata dei dati, potrebbe ostacolare la collaborazione e limitare la possibilità di prendere decisioni informate.

Segnale di Cambio Immediato: problemi persistenti nell’integrare il gestionale con altri strumenti aziendali compromettono la collaborazione. Ad esempio, se il software non si integra correttamente con il sistema di gestione delle vendite, possono verificarsi errori nei dati e ritardi nell’elaborazione degli ordini.

Segnale di Attesa e Monitoraggio: l’integrazione con altri sistemi è attualmente gestibile, ma “macchinosa”, potrebbe essere prudente monitorare attentamente la situazione e sondare nuove tecnologie da tenere come piano alternativo.

Miglioramento dell’efficienza

Segnale di Cambio Immediato: il software attuale non supporta adeguatamente l’automazione dei processi, la gestione dei dati o la generazione di report. Ad esempio, un gestionale che richiede un’ampia quantità di lavoro manuale per produrre report finanziari mensili potrebbe essere un freno all’efficienza operativa.

Segnale di Attesa e Monitoraggio: il sistema attuale consente un miglioramento continuo dell’efficienza, ma potrebbe beneficiare di funzionalità avanzate che non ha, per cui si può valutare parallelamente la necessità immediata di un cambio.

Feedback degli utenti

Il feedback degli utenti interni è un indicatore prezioso. Se il personale lamenta frequentemente problemi di usabilità, lentezza o errori del sistema, potrebbe essere il momento di valutare alternative per migliorare la soddisfazione e la produttività del team.

Segnale di Cambio Immediato: il personale riporta frequenti problemi di usabilità, lentezza o errori del sistema. Ad esempio, se i dipendenti lamentano ritardi nei processi di input dati a causa di un’interfaccia poco user-friendly che non si è evoluta nel tempo, potrebbe essere il momento di considerare un sistema più intuitivo.

Segnale di Attesa e Monitoraggio: il feedback degli utenti è positivo e non ci sono segnalazioni significative di problemi operativi, potrebbe essere possibile attendere, ma implementare un sistema di monitoraggio constante della soddisfazione degli utenti.

Questi esempi concreti rappresentano una parte dei casi possibili, ma offrono un contesto pratico per valutare i segnali di cambio del gestionale, aiutando le aziende a prendere decisioni informate basate sulla situazione attuale e sulle esigenze future.

L’analisi attenta di questi segnali fornirà all’azienda una panoramica chiara delle sue esigenze e contribuirà a prendere decisioni sulla necessità di un cambio di gestionale. La valutazione dovrebbe essere un processo collaborativo che coinvolge diverse funzioni aziendali per garantire una comprensione completa delle esigenze e degli obiettivi aziendali.

Se i segnali ci confermano che è il momento di cambiare gestionale, come è meglio muoversi?

Una volta verificato che ci sono i presupposti per cambiare gestionale, inizia il percorso verso il cambiamento che è tanto avvincente quanto pieno di insidie.

L’importanza del software in azienda rende sempre difficoltoso prendere la decisione di cambiare, ma spesso decidere di non farlo ha un costo molto più grande e può portare difficoltà crescenti col passare del tempo.

Il nostro consiglio è quello di porsi alcune domande chiave che possono aiutare a intraprendere il percorso di cambiamento nel modo più corretto possibile.

  • Quali fattori considerare per il cambio di gestionale?
  • Quali sono i possibili ostacoli nel processo di cambiamento?
  • Come gestire al meglio il cambio di software gestionale?
  • Come scegliere il partner giusto per cambiare gestionale?

Queste sono le principali domande alle quali avere una risposta prima di fare qualsiasi passo nella direzione del cambiamento.

Se noti, in queste domande non c’è “Come scegliere il nuovo software gestionale?”, perchè non è la domanda da porsi, essendo un processo da compiere facendosi affiancare dal giusto partner.

Abbiamo dato risposta a queste domande, attraverso la nostra esperienza diretta, nel white paper che puoi scaricare qui sotto, con l’obiettivo di condividere delle linee guida sempre valide per chi si sta approcciando al momento del cambiamento.

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