Quando è il momento di sostituire il software ERP/gestionale?
Per rispondere a questa domanda, probabilmente la prima cosa da dire è che, quando le aziende rimandano la decisione di implementare un nuovo sistema ERP al momento in cui ne hanno davvero bisogno, molto spesso è troppo tardi.
E le aziende che fanno questo errore, vanno incontro ad alcuni scenari poco piacevoli, come i casi di implementazioni affrettate o di implementazioni fallimentari.
Il motivo è che anche un sistema ERP semplice può richiedere un anno per essere implementato correttamente, mentre se il progetto è più complesso e strutturato richiede in genere circa tre anni.
Ci sono poi implementazioni ERP più complesse, che possono impiegare più anni (anche fino a 3/5 anni). Queste tempistiche sono stimate sull’implementazione di quelli che possiamo definire sistemi ERP “a funzionalità completa”, cioè sistemi che vanno oltre la parte di contabilità e le funzionalità base di acquisto/produzione/magazzino/vendite.
Perché così tanto tempo?
Quelle riportate sono stime di massima, ci sono aziende che implementano i sistemi molto più rapidamente, ma è anche vero che oltre il 70% delle aziende considera le proprie implementazioni deludenti o comunque non completamente soddisfacenti.
Così abbiamo raccolto quelle che, parlando con diverse aziende di consulenza e system integrator, sembrano essere le caratteristiche per un’implementazione ERP di successo:
- Analisi funzionale per specificare ciò che il nuovo sistema deve raggiungere e fornire
- Esaminare il mercato per vedere cosa è disponibile entro il budget stabilito
- Selezionare più fornitori potenziali e ottenere proposte da parte loro
- Analizzare le proposte e organizzare demo di sistemi e capacità
- Eseguire un’analisi delle lacune del sistema preferito
- Specificare le modifiche e/o riprogettare i processi per far fronte alle lacune individuate
- Ottenere l’offerta finale e verificare le referenze
Pertanto, la decisione di sostituire un sistema ERP sarebbe meglio che fosse presa almeno un anno prima che la sostituzione sia necessaria e, per la maggior parte delle aziende, ciò richiede molta lungimiranza. Tuttavia, è possibile individuare e monitorare i cosiddetti “segnali di allarme” per avviare il processo decisionale, anche se alcuni di questi possono essere soggettivi.
A volte viene imposta una data all’azienda perché l’attuale software va fuori assistenza in un momento specifico del futuro. In genere, ciò accade perché il supporto per un sistema più vecchio viene smesso e continuare ad utilizzare un sistema non supportato è considerato rischioso.
Lo stesso può valere per l’hardware e i sistemi operativi più vecchi, che possono avere l’ulteriore complicazione di aver bisogno di assistenza che sempre meno specialisti continuano a dare, perchè questi si spostano verso tecnologie più recenti.
Un altro segnale di allarme può essere la previsione di cambiamenti normativi, come l’introduzione in alcuni Paesi dell’IVA (Imposta sul Valore Aggiunto) in sostituzione delle più semplici imposte sulle vendite. Il lavoro di sviluppo necessario sull’attuale sistema per far fronte a tali cambiamenti potrebbe non essere giustificato rispetto alla sostituzione con un sistema nuovo.
Più difficili da individuare, invece, possono essere i cambiamenti dell’azienda stessa; il più lampante potrebbe essere la crescita pianificata o prevista che aumenterà il numero di utenti e il numero di transazioni, che arrivano a superare i limiti imposti dal sistema esistente.
Ultimo segnale, ma non meno importante, è quello che riguarda nuovi possibili sviluppi della configurazione aziendale, come una maggiore esposizione al commercio elettronico, l’apertura di nove filiali o l’acquisizione/fusione con altre aziende.
