Utilizzare l’ERP per avere vantaggio competitivo
Molte aziende implementano ERP per aumentare l’efficienza operativa e, di conseguenza, ridurre i costi. Noi stessi abbiamo analizzato in numerosi articoli le opportunità per ridurre i costi di amministrazione, i costi di acquisto e altri risparmi per giustificare gli investimenti.
Non si deve però mai dimenticare che un’attenzione focalizzata solo alla riduzione dei costi può essere controproducente perché può portare le aziende a scegliere di utilizzare strumenti più economici o assumere persone meno costose.
Per ottenere un vantaggio competitivo, le aziende devono capire cosa stanno vendendo. Prendi due note aziende, Rolex e Rolls Royce, e considera cosa stanno vendendo. Rolex vende orologi e Rolls Royce vende automobili? Se vogliamo leggere l’ora, possiamo ottenere un buon orologio per una frazione del prezzo di un Rolex e, se vogliamo andare da A a B, molte macchine ci porteranno a un prezzo inferiore rispetto a una Rolls Royce, quindi chiaramente queste aziende stanno vendendo qualcosa di diverso da orologi e automobili.
Vendono infatti un’immagine e uno stile di vita attraverso anche prodotti di qualità.
Per fare esempi meno “distanti”, qualche anno fa è stato chiesto a due produttori di mobili per ufficio cosa vendessero. Le due società si trovavano a un paio d’ore di macchina l’una dall’altra, avevano dimensioni molto simili e condividevano fornitori e clienti.
L’amministratore delegato della prima ha risposto: “Vendiamo mobili per ufficio”, ma l’amministratore delegato della seconda ha detto: “Molte aziende producono mobili per ufficio, quindi vendiamo servizi. Vendiamo tempi di consegna brevi e vendiamo flessibilità.”. Solo una di queste due società è ancora in attività.
Cosa centra questo con l’ERP?
Ora lo vediamo.
Quando le aziende hanno difficoltà a capire cosa dovrebbero vendere, possono trovare supporto parlando con i propri potenziali clienti, per scoprire cosa vogliono dai loro fornitori. Le risposte, si spera, includeranno cose come:
- qualità
- tempi di consegna brevi
- promesse di consegna affidabili
Ed è qui che un sistema ERP integrato in modo intelligente e ragionato può permettere di fare la differenza ed ottenere un vantaggio sui propri concorrenti.
Qualità e ERP
La scarsa qualità costa denaro e, alla fine, i clienti. I buoni sistemi ERP aiutano a identificare materiali, fornitori, prodotti e, in effetti, clienti problematici e consentono anche di misurare con precisione il costo della qualità scarsa o insufficiente.
La chiave è la loro capacità di tracciare sia il prodotto che i componenti o gli ingredienti utilizzando i numeri di serie e i numeri di lotto ove appropriato. Indipendentemente da dove viene identificato un problema lungo la catena di fornitura, un ERP ben configurato può identificare da dove provengono gli articoli problematici e, cosa altrettanto importante, dove sono andati.
Quest’ultimo punto è particolarmente importante quando materiali o ingredienti comuni vengono utilizzati in più prodotti finali che, ovviamente, possono essere venduti a più clienti. Per molti anni, le aziende hanno tracciato questo aspetto (quando lo facevano) attraverso documenti cartacei, ma l’accuratezza e l’errata archiviazione, prima o poi, si rivelano essere un problema.
E quanto costa la qualità? In caso di problemi, le aziende possono scegliere di aggiungere operazioni di rilavorazione e rettifica, ma con un ERP ben configurato le risorse necessarie (sia materiali che capacità) possono essere adeguatamente pianificate insieme al lavoro, in modo che la risoluzione dei problemi non avvenga al prezzo di creare prodotti nuovi.
Tempi di consegna brevi
In alcuni settori, la capacità di risposta rapida alla domanda dei clienti può essere fondamentale, e le aziende che possono offrire tempi di consegna brevi hanno un vantaggio significativo. Le aziende che desiderano accorciare i tempi di consegna spesso fanno pochi progressi o, di fatto, falliscono perché non si rendono conto della differenza tra tempi di consegna e tempi di produzione, concentrandosi su quest’ultimo.
Ridurre i tempi di consegna è un aspetto su cui vale sempre la pena investire, perché ha anche l’effetto di ridurre il lavoro in corso (WIP), con effetti sia sullo spazio in officina sia sul flusso di cassa. Ma in genere il lead time di produzione è solo una frazione del lead time di consegna.
Il motivo è che il tempo di produzione si misura dal momento in cui il lavoro arriva in officina, ma la maggior parte delle aziende ha un portafoglio ordini. Ciò significa che la produzione non inizia immediatamente dopo la ricezione dell’ordine, quindi il tempo di consegna è dato dal tempo di produzione più il tempo del portafoglio ordini.
TEMPO DI CONSEGNA = TEMPO DI PRODUZIONE + TEMPO PORTAFOGLIO ORDINI
Per cui se per produrre un articolo ci vuole una settimana (tempo di produzione), ma al momento dell’ordine c’è un portafoglio ordini di 6 settimane, il tempo di consegna è di 1+6 = 7 settimane, e l’unico modo per cambiare questa situazione è aumentare notevolmente la capacità produttiva aggiungendo altre risorse.
Se la capacità produttiva viene, ad esempio, raddoppiata, allora la pressione si sposta sul reparto vendite che si trova a dover raddoppiare gli ordini a lungo termine, altrimenti c’è il rischio di avere macchine e/o persone sottoutilizzate, e nessuna azienda può rimanere a lungo in queste condizioni.
Per cui è necessario un approccio diverso. La chiave potrebbe essere riconoscere che non tutti gli ordini sono uguali, perché alcuni prodotti sono più redditizi di altri e alcuni clienti sono più redditizi di altri, e l’ERP può aiutare a identificarli. In questo modo le aziende possono capire se stanno perdendo ordini redditizi o spostare le risorse da ordini meno redditizi a ordini più redditizi.
Ci sono momenti in cui le aziende hanno bisogno di tutti gli ordini possibili, ma ci sono anche momenti in cui gli ordini marginalmente redditizi dovrebbero essere rifiutati, in modo da liberare risorse per quelli che faranno davvero la differenza per i profitti.
Tempistiche di consegna affidabili
Tutti i sistemi ERP completi offrono un’opzione di programmazione della capacità produttiva che ottimizza la disponibilità e consente di creare programmi di produzione realistici, e quindi realizzabili, e di calcolare tempistiche di consegna accurate. Inoltre, l’MRP assicura che tutti i materiali necessari per realizzare tali programmi siano disponibili quando necessario.
Oltre a considerare questi aspetti, le aziende possono anche considerare il tutto da un’altra prospettiva, ovvero chiedersi “Perché i nostri clienti vengono da noi?”. Se la risposta è “perché siamo più economici della concorrenza”, l’azienda è nei guai, perché si trova in una guerra dei prezzi che alla fine non porta vantaggi a nessuno. Nemmeno, a lungo termine, ai clienti.
I fornitori, tuttavia, possono trarre vantaggio dal fatto di facilitare la procedura di ordine da parte del cliente. In questo, una cosa che i sistemi ERP contribuiscono a fare è la capacità di riconoscere i codici prodotto dei loro clienti. Consentendo ai clienti di ordinare utilizzando i loro codici prodotto, si evita loro di dover controllare i cataloghi per accedere ai codici prodotto dei fornitori. In questo caso sarà il sistema ERP del fornitore che mostrerà i codici prodotto dei clienti nelle conferme d’ordine, nelle bolle di consegna e nelle fatture di vendita.
E questo può fare la differenza.
Altro aspetto interessante nel miglioramento dell’area produttiva che si può ottenere grazie ad un ERP ben configurato è nel caso di aziende con prodotti personalizzabili o configurabili.
Quando le aziende che lavorano su commessa hanno prodotti configurabili (cioè con molte opzioni), i sistemi ERP offrono “configuratori di prodotto” che guidano i venditori attraverso routine strutturate di domande e risposte. In questo modo non solo si è sicuri di avere la risposta a tutte le domande necessarie per la raccolta dell’ordine corretto per la produzione, ma queste routine possono avere controlli logici incorporati.
Prendiamo ad esempio la produzione di una sedia da ufficio. Le domande possono includere:
- Quale gamma di tessuti?
- Di che colore?
- Ruote o piedini?
- Con o senza braccioli?
- Con una tavoletta per scrivere?
Ma se si sceglie l’opzione “senza braccioli”, si può dire al sistema che la scelta della tavoletta non è più possibile. Ottenere l’ordine giusto al primo tentativo non solo significa ridurre i tempi “commerciali” ma, in alcuni settori, assicura che non possano essere fatti ordini di articoli non conformi.
Ad esempio, in alcuni mercati un particolare tipo di tessuto per la sedia può richiedere un’imbottitura con un grado di resistenza alla fiamma più elevato rispetto ad altri.
Insomma, i sistemi ERP possono fare molto di più per le aziende che non limitarsi a gestire le transazioni. Come abbiamo visto possono contribuire alla costruzione del vantaggio competitivo rispetto a concorrenti senza sistemi ERP o con sistemi ERP configurati male.
